Software die past bij hoe jullie werken

Wanneer maatwerk hout snijdt, wat er na één tot twee weken staat, en wat we zoal bouwen.

10 voorbeeldenEen eerste werkende versie is meestal binnen één tot twee weken beschikbaar.

Standaardsoftware is bijna altijd de goedkoopste keuze. Als het past. Voor boekhouden, mail en agenda's zou je niets zelf moeten laten bouwen, want dat is een opgelost probleem en je zou alleen maar achter de ontwikkeling aanlopen.

Maatwerk wordt pas interessant op de plek waar jullie afwijken van de rest. Dat is precies de plek waar een pakket je dwingt tot een omweg: een extra spreadsheet ernaast, een veld dat “opmerkingen” heet en waar iedereen iets anders in zet, of drie mensen die elke ochtend hetzelfde overtypen omdat systeem A en systeem B niet met elkaar praten. Die omweg heeft een prijs die nergens op een factuur staat, en die prijs loopt elk jaar door.

Wat we meestal bouwen

Bijna alles wat we bouwen valt in drie soorten. Een portaal voor je klanten, waar ze zelf zien wat ze anders zouden bellen. Een intern scherm voor je eigen mensen: plannen, invoeren, controleren, afmelden. En een tool die één specifieke rekensom of beoordeling doet, waar nu de kennis van één collega voor nodig is.

Ze hebben één ding gemeen: ze staan bovenop de gegevens die je al hebt. Wij maken geen tweede waarheid. Staat je klantenbestand in je CRM, dan blijft het daar staan en leest de applicatie mee. Dat is saai en dat is precies de bedoeling, want een applicatie die zijn eigen kopie van de klantgegevens aanlegt is over een jaar de reden dat niemand meer weet welk adres klopt.

Wat je in de eerste weken krijgt

Geen ontwerp op papier waar je een half jaar op moet wachten. Meestal staat er binnen één of twee weken iets dat het echt doet: één scherm, met jullie eigen gegevens erin, waar je doorheen kunt klikken. Dat is niet af, en dat is het punt. Een ding dat je kunt gebruiken levert binnen tien minuten meer op dan drie vergaderingen over hoe het zou moeten worden.

Daarna gaat het per stuk verder, in de volgorde die jullie het meeste scheelt. Wat werkt blijft staan, wat niet blijkt te kloppen gooien we weg terwijl het nog goedkoop is om weg te gooien.

Maatwerk webapplicaties

Een applicatie die past bij hoe jullie werken: klantportalen, dashboards en interne tools. Bovenop de systemen die je al hebt, of juist in plaats van de vijf die je nu aan elkaar knoopt.

Leg je idee voor

Waaraan je merkt dat dit over jou gaat

De spreadsheet is het systeem geworden

Er is één bestand waar alles in staat, iedereen werkt erin, en niemand durft er nog iets aan te veranderen.

Je betaalt voor drie pakketten en werkt om alle drie heen

Het ding dat je echt nodig hebt zit in geen van drieën, dus gebeurt het ertussenin met de hand.

Klanten bellen voor een status

Ze willen weten waar hun opdracht staat, en jij zoekt het per keer op in twee of drie schermen.

Buiten weten ze iets anders dan binnen

De planning verandert op kantoor, en de mensen op locatie horen dat via de telefoon of helemaal niet.

Zo ziet dat er in de praktijk uit

Geen klantnamen en geen schermafdrukken van andermans systeem, maar het soort applicaties dat we bouwen. Filter op je branche of op de afdeling waar het werk ligt.

Een portaal waarin je klant zelf ziet hoe het ervoor staat

Nu: Klanten bellen om te vragen waar hun opdracht staat, en jij zoekt het per keer op in drie schermen.
Wat er komt: Een eigen omgeving waarin de klant zijn opdrachten, documenten en facturen ziet, met de status die rechtstreeks uit jullie systeem komt. Geen los systeem dat je moet bijhouden.
Wat het scheelt: De statusvragen verdwijnen uit je telefoon, en de klant ziet zonder te vragen dat er aan gewerkt wordt.
Bij Bouw & installatie: De klant ziet de planning, de opleverpunten en de foto’s van wat er af is.
Bij Zakelijke dienstverlening: De klant ziet lopende opdrachten, geschreven uren en de stukken die klaarstaan.
Bij Accountancy & administratie: De klant levert stukken aan en ziet welke termijnen er nog openstaan.
Bij Energie & verduurzaming: De klant volgt de aanvraag, de schouw, de montagedatum en de opbrengst na oplevering.
Voor Klantcontact: Je telefoon gaat nog steeds, maar dan over iets waar je ook echt iets aan kunt doen.
Voor Operatie & planning: De status die de klant ziet verandert doordat jullie je werk doen, en niet doordat iemand hem bijwerkt.

Bouw & installatieZakelijke dienstverleningAccountancy & administratieEnergie & verduurzamingKlantcontactOperatie & planning

Planning die op de telefoon van de buitendienst klopt

Nu: De planning staat in een spreadsheet, wordt op vrijdag rondgemaild en is op maandag alweer anders.
Wat er komt: Eén planning waarin kantoor de klussen verschuift en de mensen buiten op hun telefoon zien wat er nú staat, inclusief de adressen, de bijzonderheden en het afmelden achteraf.
Wat het scheelt: Niemand rijdt meer naar een adres dat gisteren verzet is, en de wijziging hoeft niet rondgebeld te worden.
Bij Bouw & installatie: De ploeg ziet het adres, de sleutelafspraak en wat er de vorige dag is blijven liggen.
Bij Transport & logistiek: De chauffeur ziet zijn ritten, de laad- en losafspraken en meldt onderweg af.
Bij Zorg & welzijn: De medewerker ziet de route, de bijzonderheden per cliënt en de tijd die ervoor staat.
Bij Vastgoed & beheer: De opzichter ziet welke complexen vandaag aan de beurt zijn en welke meldingen erbij horen.
Voor Operatie & planning: De planner verzet een klus en is ermee klaar; er hoeft niemand meer nagebeld te worden.

Bouw & installatieTransport & logistiekZorg & welzijnVastgoed & beheerOperatie & planning

Een rekentool waarmee iedereen dezelfde prijs uitrekent

Nu: Elke calculator heeft zijn eigen spreadsheet, en welke versie de goede is weet niemand precies.
Wat er komt: Eén tool met jullie eigen staffels, marges en uitzonderingen erin, die de offerte er in jullie eigen opmaak uitrolt. Wie iets aanpast aan de tarieven doet dat op één plek.
Wat het scheelt: Een offerte maken kost minuten, en twee collega’s komen op dezelfde vraag op dezelfde prijs uit.
Bij Bouw & installatie: Uren, materiaal, onderaanneming en risico-opslag, met de staffels die jullie echt hanteren.
Bij Techniek & maakindustrie: Bewerkingstijden, materiaalprijs en seriegrootte, tot een prijs per stuk die klopt.
Bij Energie & verduurzaming: Aantal panelen, dakvorm, kabelwerk en de terugverdientijd waar de klant om vraagt.
Bij Agri & food: Hectares, seizoen en afzetprijs, in een offerte die dezelfde dag de deur uit kan.
Voor Sales: Een prijs uit de tool is een prijs die je kunt uitleggen, ook als de klant doorvraagt.
Voor Operatie & planning: De calculatie en de werkvoorbereiding werken met dezelfde getallen.

Bouw & installatieTechniek & maakindustrieEnergie & verduurzamingAgri & foodSalesOperatie & planning

Aanmeldingen die compleet binnenkomen

Nu: Een aanmelding komt binnen als pdf of als mail, en de helft van de gegevens moet er alsnog achteraan gevraagd worden.
Wat er komt: Een aanmeldscherm dat meedenkt: het vraagt alleen wat op dat moment nodig is, controleert wat het kan controleren en zet de aanmelding rechtstreeks in het systeem waar hij thuishoort.
Wat het scheelt: Geen mailwisseling meer over ontbrekende gegevens, en de aanmelding is al verwerkt voordat iemand hem opent.
Bij Zorg & welzijn: Een intake die de verwijzing, de verzekering en de zorgvraag ophaalt voordat iemand aan de telefoon hangt.
Bij Onderwijs & opleiders: Een inschrijving die de opleiding, de vooropleiding en de betaalwijze in één keer uitvraagt.
Bij Zakelijke dienstverlening: Een aanvraag die de stukken meteen meeneemt, zodat de eerste afspraak inhoudelijk is.
Bij Recruitment & uitzenden: Een aanmelding die beschikbaarheid, papieren en voorkeuren in één keer ophaalt.
Voor Klantcontact: Je eerste bericht aan iemand gaat over de zaak zelf, en niet over de drie dingen die nog ontbreken.
Voor Administratie: De factuurgegevens komen uit hetzelfde formulier, dus de eerste factuur klopt ook.

Zorg & welzijnOnderwijs & opleidersZakelijke dienstverleningRecruitment & uitzendenKlantcontactAdministratie

Voorraad bijhouden met de telefoon in je hand

Nu: Wat er in het magazijn of in de bus ligt, weet je pas zeker als je gaat kijken.
Wat er komt: Scannen met de camera van de telefoon, boeken op de bus, het project of de locatie, en een bestellijst die zichzelf bijhoudt zodra iets onder de afgesproken grens komt.
Wat het scheelt: Je komt niet meer op locatie zonder onderdeel, en de inkoop hoeft niet op gevoel besteld te worden.
Bij Horeca & catering: Keuken- en barvoorraad, geteld voordat de bestelling bij de groothandel de deur uitgaat.
Bij Retail & e-commerce: Wat er in de winkel en in het magazijn ligt, geteld zonder de zaak dicht te doen.
Bij Techniek & maakindustrie: Onderdelen en gereedschap, geboekt op de order waar ze naartoe gaan.
Bij Transport & logistiek: Rolcontainers, pallets en emballage, geteld op de plek waar ze staan.
Bij Agri & food: Gewasbescherming, zaaigoed en voer, met de partijnummers die je moet kunnen aantonen.
Voor Operatie & planning: De bestellijst is al gevuld voordat iemand op locatie merkt dat er iets op is.

Retail & e-commerceTechniek & maakindustrieTransport & logistiekAgri & foodHoreca & cateringOperatie & planning

Inspecties vastleggen op locatie, ook zonder bereik

Nu: Op locatie worden foto’s en aantekeningen gemaakt, en ’s avonds wordt daar een rapport van getypt.
Wat er komt: Een app die de vaste punten afloopt, foto’s aan het juiste punt hangt en het rapport zelf opmaakt. Zonder bereik werkt hij door en synchroniseert hij zodra er weer verbinding is.
Wat het scheelt: Het rapport ligt er voordat de auto op de zaak staat, en de foto’s zitten bij de juiste bevinding in plaats van in een telefoon.
Bij Vastgoed & beheer: Opnames bij mutatie, met foto’s per ruimte en een rapport dat de huurder kan tekenen.
Bij Bouw & installatie: Opleverpunten per ruimte, met foto’s en de partij die het moet oplossen erbij.
Bij Agri & food: Controles op het perceel, met de coördinaten en de foto’s aan de juiste registratie.
Bij Energie & verduurzaming: Keuringen aan installaties, met serienummers, meetwaarden en de handtekening ter plekke.
Voor Operatie & planning: Wie de inspectie deed, hoeft er thuis geen uur meer voor te gaan zitten.

Vastgoed & beheerBouw & installatieAgri & foodEnergie & verduurzamingOperatie & planning

Urenregistratie waar mensen niet omheen werken

Nu: Uren worden op vrijdag uit het hoofd ingevuld, of helemaal niet, en de facturatie wacht erop.
Wat er komt: Invoeren in een paar tikken op de telefoon, met de projecten waar iemand echt op staat, een herinnering op vrijdagmiddag in plaats van drie mails, en meteen zicht op wat er nog ontbreekt.
Wat het scheelt: De uren zijn compleet voor het weekend, en de factuur hoeft niet te wachten op één collega.
Bij Horeca & catering: Gewerkte uren per dienst, met de toeslagen voor avond en weekend er al in.
Bij Zakelijke dienstverlening: Uren op opdracht en op werksoort, zodat de nacalculatie geen discussie wordt.
Bij Bouw & installatie: Uren op project en op post, ook voor de ploeg die geen laptop opent.
Bij Accountancy & administratie: Uren per klant en per taak, met zicht op wat er nog buiten de vaste prijs valt.
Bij Recruitment & uitzenden: Uren van uitzendkrachten, goedgekeurd door de inlener, klaar voor de verloning.
Voor Operatie & planning: Ook wie nooit een laptop opent, houdt het bij, want het gaat op de telefoon.
Voor Administratie: Je ziet op vrijdagmiddag wie er nog moet invullen, in plaats van het maandag te ontdekken.

Zakelijke dienstverleningBouw & installatieAccountancy & administratieRecruitment & uitzendenHoreca & cateringOperatie & planningAdministratie

De spreadsheet waar het hele bedrijf in werkt, maar dan als applicatie

Nu: Er is één bestand waar alles in staat, iedereen werkt erin, en niemand durft er iets aan te veranderen.
Wat er komt: Dezelfde logica, maar dan als applicatie: met rechten per rol, een geschiedenis van wie wat wijzigde, en zonder dat één verkeerde plakactie de formules sloopt.
Wat het scheelt: Het werk gaat door zoals iedereen gewend is, maar het valt niet meer om, en je kunt er iemand aan toevoegen zonder uitleg van een half uur.
Bij Zakelijke dienstverlening: Het bestand waarin de projecten, de bezetting en de facturatie op één tabblad staan.
Bij Retail & e-commerce: De lijst met inkoopprijzen en marges waar drie mensen tegelijk in werken.
Bij Bouw & installatie: De begrotingssheet die van project naar project wordt gekopieerd, en bij elke kopie iets verder afdwaalt.
Bij Zorg & welzijn: Het rooster dat op vrijdag rondgaat en waar de laatste versie nooit van vaststaat.
Voor Operatie & planning: Je hoeft niet meer te wachten tot een collega het bestand dichtdoet voordat jij erin kunt.
Voor ICT: Een vertrekkende collega raakt in één handeling zijn toegang kwijt, in plaats van in vijf bestanden op vier schijven.

Elke brancheOperatie & planningAdministratieICT

Rooster, inschrijvingen en abonnementen in één omgeving

Nu: Het rooster staat op de site, de inschrijvingen in een app, de abonnementen in een spreadsheet en de incasso weer ergens anders.
Wat er komt: Eén omgeving waarin de klant zich inschrijft, zijn abonnement of kaart ziet en zelf afmeldt, en waarin jij ziet wie er komt, wie er stopt en welke betaling openstaat.
Wat het scheelt: De administratie rond je leden kost geen avonden meer, en je ziet een opzegging aankomen in plaats van hem te krijgen.
Bij Sport, fitness & wellness: Rooster, proeflessen, abonnementen en strippenkaarten, met de incasso eraan vast.
Bij Onderwijs & opleiders: Inschrijvingen per groep, aanwezigheid en de facturatie per deelnemer.
Voor Klantcontact: Een vraag over een openstaande betaling of een gemiste les beantwoord je zonder drie systemen te openen.
Voor Administratie: Je ziet welke betaling openstaat zonder een bestand naast je systeem bij te houden.

Sport, fitness & wellnessOnderwijs & opleidersKlantcontactOperatie & planningAdministratie

Meerdere vestigingen die je naast elkaar kunt leggen

Nu: Elke vestiging houdt het op zijn eigen manier bij, en achteraf blijkt dat je appels met peren vergelijkt.
Wat er komt: Eén omgeving waarin elke vestiging hetzelfde vastlegt en zijn eigen zaak ziet, terwijl jij ze naast elkaar hebt staan. Wat afwijkt valt op, in plaats van in een map te blijven zitten.
Wat het scheelt: Een vestiging die uit de pas loopt, valt op in de week zelf en niet in de kwartaalcijfers.
Bij Horeca & catering: Openen en sluiten, temperatuurlijsten, schoonmaak en breuk, per zaak op dezelfde manier vastgelegd.
Bij Retail & e-commerce: Voorraad, kassaverschillen en filiaalmeldingen, per winkel en naast elkaar.
Bij Sport, fitness & wellness: Bezetting van de lessen, onderhoud aan apparatuur en meldingen per locatie.
Bij Zorg & welzijn: Meldingen, controles en bezetting per locatie, in één vorm die je kunt vergelijken.
Voor Directie: Je ziet welke vestiging afwijkt en waarom, zonder vijf keer te bellen.
Voor Operatie & planning: De vestigingsmanager vult hetzelfde in als zijn collega, dus de vergelijking klopt.

Horeca & cateringRetail & e-commerceSport, fitness & wellnessZorg & welzijnDirectieOperatie & planning

De andere diensten

Alle diensten →

GRATIS

Weten waar het bij jou zit

Vul je website in en we lezen hem door. Binnen vijf minuten heb je drie tot vijf concrete kansen in je inbox, elk met wat we op je eigen pagina's zagen.

Doe de AI-kansenscan

Geen verkooppraatje, geen verplichting.

Klaar om jouw doelen te bereiken met Omcircle?

Laten we kennismaken!

Plan direct een gesprek of stuur eerst een bericht. Wat jij prettiger vindt.

geen verplichtingen ✦

Plan een gesprekEen halfuur videobellen, moment naar keuze Stuur een berichtBinnen twee werkdagen persoonlijk antwoord