Cijfers waar je een besluit op durft te nemen

Van exports die niemand opent naar één beeld dat elke ochtend klopt. En de vraag die eronder ligt: welk getal is nou het goede.

9 voorbeeldenEen eerste analyse van je bestaande data staat er meestal binnen één tot twee weken.

Bijna elk bedrijf heeft meer gegevens dan het gebruikt, en tegelijk te weinig cijfers om op te sturen. Dat klinkt tegenstrijdig en is het niet: de gegevens zitten verspreid over systemen die elkaar niet kennen, en het samenvoegen is elke maand opnieuw handwerk. Dus gebeurt het niet, of gebeurt het één keer en klopt het daarna nooit meer.

Een dashboard is de zichtbare kant van dat probleem, maar het is niet waar het werk zit. Het echte werk zit een laag eronder: afspreken wat een getal betekent, en de gegevens zo ophalen dat ze morgen nog steeds kloppen.

Eerst afspreken wat een getal betekent

Telt een order mee op de dag van tekenen of op de dag van levering? Zit intern werk in je bezetting? Rekenen we met de uren die geschreven zijn of met de uren die gefactureerd zijn? Dat lijken details tot je merkt dat sales en administratie twee verschillende omzetten noemen in hetzelfde overleg, en allebei gelijk hebben.

Die definities leggen we vast voordat er iets gebouwd wordt. Daar gaat het eerste gesprek meestal over, en het is het deel dat je later niet meer hoeft over te doen.

Wat AI hier toevoegt

Cijfers optellen kon altijd al. Wat er nieuw bij is gekomen, is dat tekst nu ook telbaar is. Duizenden klantberichten, formulieren, bonnen of storingsmeldingen kunnen worden gelezen en teruggebracht tot de onderwerpen die er echt in zitten, met de aantallen erbij. Dat is werk dat niemand deed, niet omdat het onbelangrijk was, maar omdat een mens er weken mee bezig zou zijn.

Wat we niet doen is een model laten raden waar een berekening hoort. De cijfers in je dashboard komen uit je systemen en zijn na te rekenen. AI zit op de plek waar taal in aantallen moet worden omgezet, en dat onderscheid houden we expliciet.

Wat je uiteindelijk ziet

Geen scherm vol grafieken. Een handvol cijfers die je elke week bekijkt, met de mogelijkheid om door te klikken naar de regels eronder, en een melding als er iets uit de pas loopt. Een dashboard dat je elke ochtend moet openen om te zien of het goed gaat, wordt na drie weken niet meer geopend. Een bericht dat alleen komt als er iets aan de hand is, blijft werken.

Data en dashboards

We analyseren met AI duizenden tot miljoenen regels data, van exports tot klantberichten, en maken daar een dashboard van waar je besluiten op neemt.

Leg je data voor

Waaraan je merkt dat dit over jou gaat

Twee lijstjes, twee antwoorden

In het overleg gaat het eerst een kwartier over welke export klopt, en pas daarna over wat je ermee doet.

Iemand maakt elke maandag hetzelfde overzicht

Exporteren, plakken, opmaken. Werk dat niets toevoegt behalve dat het bestand er is.

Je stuurt op wat er al gebeurd is

De cijfers over vorige maand komen halverwege deze maand, en dan is bijsturen mosterd na de maaltijd.

Er ligt data die niemand leest

Jaren aan klantberichten, formulieren of exports, alleen doorzocht als er iets misgaat.

Zo ziet dat er in de praktijk uit

Wat er te zien is als de cijfers uit je eigen systemen bij elkaar komen. Filter op je branche of op de afdeling die ermee stuurt.

Eén scherm met de cijfers waar je op stuurt

Nu: Omzet staat in de boekhouding, bezetting in de planning en de pijplijn in het CRM, en niemand maakt er wekelijks een geheel van.
Wat er komt: De cijfers worden opgehaald waar ze ontstaan en op één scherm gezet, in jullie eigen definities. Wat “omzet” precies betekent leggen we eerst vast, want daar begint elk verschil van mening.
Wat het scheelt: In het maandoverleg gaat het over wat de cijfers zeggen in plaats van over welke lijst klopt.
Bij Bouw & installatie: Omzet, onderhanden werk en bezetting van de ploegen, in één beeld per week.
Bij Horeca & catering: Omzet per vestiging en per dagdeel, met inkoop en personeelskosten als percentage ernaast.
Bij Zakelijke dienstverlening: Declarabiliteit, onderhanden werk en de pijplijn, uit de systemen waar ze ontstaan.
Bij Retail & e-commerce: Omzet, marge en voorraadwaarde per categorie, zonder een export uit de kassa te trekken.
Voor Directie: Je ziet op dinsdag al wat je anders pas na de maandafsluiting had gezien.

Elke brancheDirectie

Zien wat een project oplevert terwijl het nog loopt

Nu: Of een project goed liep, weet je pas als de laatste factuur eruit is. Bijsturen is dan geen optie meer.
Wat er komt: Begroting, geschreven uren en ingekocht materiaal komen naast elkaar te staan zodra ze ontstaan, per project en per fase, met een seintje zodra een project uit de pas gaat lopen.
Wat het scheelt: Je kunt ingrijpen in week drie in plaats van het verlies achteraf te verklaren.
Bij Bouw & installatie: Meerwerk staat naast de begroting, dus je ziet of het is doorbelast voordat het project sluit.
Bij Techniek & maakindustrie: Calculatie tegen werkelijke bewerkingstijd, per order en per serie.
Bij Zakelijke dienstverlening: Fixed price tegen geschreven uren, met een seintje voordat het budget op is.
Bij Energie & verduurzaming: Offerte tegen werkelijke montage-uren en materiaal, per installatie.
Voor Directie: Een project dat scheef loopt kost je een gesprek, en geen afboeking.
Voor Operatie & planning: De projectleider stuurt op zijn eigen cijfers in plaats van op een gevoel.

Bouw & installatieTechniek & maakindustrieZakelijke dienstverleningEnergie & verduurzamingDirectieOperatie & planning

Weten of je over zes weken genoeg mensen hebt

Nu: De planning laat zien wat er deze week staat, maar of het over anderhalve maand past, is een gevoel.
Wat er komt: Vastgelegd werk, verwachte opdrachten en beschikbare uren worden vooruit tegen elkaar afgezet, inclusief verlof en de opdrachten die nog in de offertefase zitten.
Wat het scheelt: Je werft of verkoopt op tijd, in plaats van te schuiven zodra het al te vol of te leeg is.
Bij Zakelijke dienstverlening: Vastgelegde opdrachten, offertes met de kans dat ze doorgaan, en de vakanties van het team.
Bij Zorg & welzijn: Vastgelegde zorg, verlof en verzuim, tegen de uren die je contractueel moet leveren.
Bij Bouw & installatie: Wat er verkocht staat tegen de ploegen die je hebt, inclusief de weken waarin de helft op vakantie is.
Bij Recruitment & uitzenden: Openstaande plaatsingen tegen de kandidaten die beschikbaar komen.
Voor Directie: De vraag of je iemand aanneemt gaat over een periode die je kunt zien, en niet over een onderbuikgevoel.
Voor HR: Je ziet welke week te vol is voordat het rooster onmogelijk wordt.

Zakelijke dienstverleningZorg & welzijnBouw & installatieRecruitment & uitzendenDirectieHROperatie & planning

Inkopen op wat er echt doorgaat

Nu: Er wordt besteld op ervaring, en twee keer per jaar blijkt dat er te veel of juist te weinig ligt.
Wat er komt: Verkoop, seizoen en levertijd komen bij elkaar in één overzicht dat laat zien wat er wanneer besteld moet worden, en de artikelen die al maanden stilliggen staan er apart bij.
Wat het scheelt: Minder geld in de schappen dat stilstaat, en minder nee verkopen op wat wel loopt.
Bij Retail & e-commerce: Verkoop per week en per maat of kleur, tegen levertijd, tot een bestellijst.
Bij Agri & food: Seizoen, teeltplan en afzet, tegen wat er in de schuur ligt.
Bij Transport & logistiek: Verbruiksartikelen en emballage per vestiging, tegen wat er echt doorgaat.
Bij Techniek & maakindustrie: Onderdelen met een lange levertijd, tegen de orders die eraan komen.
Voor Operatie & planning: De bestelling is een voorstel dat je nakijkt, in plaats van een lijstje dat je zelf bij elkaar zoekt.

Retail & e-commerceAgri & foodTransport & logistiekTechniek & maakindustrieOperatie & planningAdministratie

Een pijplijn die klopt zonder wekelijkse export

Nu: Voor het salesoverleg exporteert iemand het CRM naar een spreadsheet en poetst de cijfers bij.
Wat er komt: De pijplijn wordt rechtstreeks uit het CRM gelezen, met de kansen op de fase waar ze echt staan en de offertes die te lang stilliggen apart in beeld.
Wat het scheelt: Het overleg gaat over de deals die aandacht nodig hebben, en niemand is er nog een uur mee kwijt aan voorbereiding.
Bij Bouw & installatie: Aanbestedingen en offertes met hun beslismoment, in plaats van een lijst zonder datum.
Bij Zakelijke dienstverlening: Voorstellen per adviseur en per fase, met de omzet die er per kwartaal uit zou komen.
Bij Techniek & maakindustrie: Aanvragen die op een tekening of een levertijd wachten, met wie er aan zet is.
Voor Sales: Voorbereiden hoeft niet meer; het overleg begint bij wat er is blijven liggen.
Voor Directie: Je ziet wat er echt binnenkomt, en niet wat er optimistisch is ingeklikt.

Elke brancheSalesDirectie

Klantrapportages die zichzelf maken

Nu: Elke maand gaat er tijd in het samenstellen van rapportages die per klant net iets anders zijn.
Wat er komt: De rapportage wordt opgebouwd uit dezelfde bron als jullie eigen cijfers, in jullie opmaak, en gaat op de afgesproken dag de deur uit of staat klaar in het portaal.
Wat het scheelt: De rapportage is er altijd op tijd, en de tijd die eraan opging gaat naar het gesprek erover.
Bij Zakelijke dienstverlening: Voortgang, bestede uren en resultaat per opdracht, in jullie eigen opmaak.
Bij Accountancy & administratie: Cijfers per periode met de toelichting die je er toch elke keer bij typt.
Bij Energie & verduurzaming: Opbrengst, besparing en storingen per installatie, per maand naar de klant.
Bij Vastgoed & beheer: Onderhoud, meldingen en kosten per complex, klaar voor de vergadering van de VvE.
Voor Klantcontact: Je belt de klant over wat er in de rapportage staat, in plaats van te melden dat hij eraan komt.
Voor Marketing: Wat je stuurt ziet er hetzelfde uit, ongeacht wie het verstuurt.

Zakelijke dienstverleningAccountancy & administratieEnergie & verduurzamingVastgoed & beheerKlantcontactMarketing

Wat je machines en meters vertellen, op één plek

Nu: Er wordt van alles gemeten, maar het staat in de systemen van de leveranciers en niemand kijkt ernaar.
Wat er komt: De metingen worden opgehaald en samengebracht, met de vergelijking tussen locaties en machines die je in de losse systemen niet kunt maken. Een afwijking geeft een melding, geen kleurtje op een scherm dat niemand open heeft.
Wat het scheelt: Stilstand en verbruik worden zichtbaar voordat ze een rekening worden.
Bij Techniek & maakindustrie: Stilstand, insteltijd en uitval per machine, vergeleken over ploegen en locaties.
Bij Energie & verduurzaming: Opbrengst en verbruik per installatie, met een melding zodra er een uit de pas loopt.
Bij Agri & food: Klimaat, verbruik en opbrengst per stal of kas, naast elkaar in plaats van in vier portalen.
Voor Operatie & planning: Je hoort het van de installatie zelf, en niet van de klant die belt dat er iets stilstaat.

Techniek & maakindustrieEnergie & verduurzamingAgri & foodOperatie & planningDirectie

Klantgegevens die eindelijk één keer kloppen

Nu: Dezelfde klant staat drie keer in je bestand, met twee adressen en een contactpersoon die er niet meer werkt. Elke mailing laat dat zien.
Wat er komt: De dubbelen worden opgespoord en samengevoegd, de velden krijgen één vorm, en er komt een controle bij de invoer zodat het niet opnieuw ontstaat.
Wat het scheelt: Je kunt op je eigen bestand vertrouwen, en dat is de voorwaarde voor alles wat je erna wilt automatiseren.
Bij Retail & e-commerce: Eén klant met een webshopaccount, een klantenkaart en een nieuwsbriefinschrijving, herkend als dezelfde persoon.
Bij Zakelijke dienstverlening: Contactpersonen die al twee jaar ergens anders werken, en de post die daarheen gaat.
Bij Accountancy & administratie: Dossiers met twee versies van dezelfde entiteit, elk met een eigen nummer.
Voor ICT: Je kunt aanwijzen welk systeem de baas is over een adres, en dat scheelt bij elke koppeling erna een discussie.
Voor Marketing: Het aantal dat je selecteert klopt met het aantal mensen dat je bereikt.

Elke brancheICTAdministratieMarketing

Zien wat er per vestiging onder de streep overblijft

Nu: Je weet wat de omzet was, maar niet wat eronder overbleef, en per vestiging of per dag verschilt dat flink.
Wat er komt: Kassa, inkoop en personeelskosten komen bij elkaar in één beeld, per dag en per vestiging, en wat geen marge maakt staat er apart bij.
Wat het scheelt: Een slechte week is te verklaren op de dag zelf, en niet pas als de boekhouder het zegt.
Bij Horeca & catering: Een zaterdagavond naast een dinsdagmiddag, met de personeelskosten van dat dagdeel ernaast.
Bij Retail & e-commerce: Marge per categorie en per winkel, met de artikelen die alleen op korting verkopen apart.
Bij Sport, fitness & wellness: Opbrengst per les, tegen de kosten van de trainer die ervoor staat en de zaal die je ervoor huurt.
Voor Directie: Je stuurt op de kaart, het rooster en de bezetting met cijfers in plaats van met gevoel.
Voor Administratie: De cijfers komen uit de kassa en de inkoop zelf, dus er valt niets meer over te twisten.

Horeca & cateringRetail & e-commerceSport, fitness & wellnessDirectieAdministratie

De andere diensten

Alle diensten →

GRATIS

Weten waar het bij jou zit

Vul je website in en we lezen hem door. Binnen vijf minuten heb je drie tot vijf concrete kansen in je inbox, elk met wat we op je eigen pagina's zagen.

Doe de AI-kansenscan

Geen verkooppraatje, geen verplichting.

Klaar om jouw doelen te bereiken met Omcircle?

Laten we kennismaken!

Plan direct een gesprek of stuur eerst een bericht. Wat jij prettiger vindt.

geen verplichtingen ✦

Plan een gesprekEen halfuur videobellen, moment naar keuze Stuur een berichtBinnen twee werkdagen persoonlijk antwoord