Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 3 september 2026
1. Inleiding
Omcircle (“wij”, “ons”) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ermee omgaan. We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
2. Het contactformulier
Wanneer je via ons contactformulier een bericht stuurt, verwerken we:
- Je naam
- E-mailadres
- Bedrijfsnaam
- De inhoud van je bericht
- De pagina waarop je het schreef, en het gesprek als je het bericht in de chat achterliet
Je krijgt meteen een bevestiging per mail, met je eigen bericht erin. Wil je iets toevoegen, dan kun je daarop antwoorden.
Daarnaast kunnen we beperkte, geanonimiseerde technische gegevens verzamelen (zoals browsertype) voor het goed functioneren van de website. Welke cookies deze site plaatst en wat we meten staat onder Cookies.
3. De chat
In de chat praat je met een AI-assistent en niet met een medewerker. Hij stelt zijn antwoorden zelf samen, dus die kunnen fouten bevatten; wat dat betekent staat in de disclaimer. Vraag je om een mens, dan geeft de assistent het gesprek door en nemen wij contact met je op.
Stel je een vraag in het chatvenster rechtsonder, dan verwerken we:
- De berichten die je typt en de antwoorden die je krijgt
- De pagina waarop je het gesprek begon, en de pagina waar je vandaan kwam
- De taal waarin het gesprek gaat
- Het IP-adres waarmee je het gesprek voert
Waarom dat IP-adres. Elk antwoord van de chat kost geld, en de sleutel waarmee het chatvenster met onze dienst praat staat in de HTML van elke pagina. Zonder herkomst kunnen we niet ingrijpen bij iemand die daar misbruik van maakt. We gebruiken het adres uitsluitend daarvoor: niet om je te herkennen als je terugkomt, niet voor statistiek en niet voor advertenties. Na 30 dagen verwijderen we het, terwijl het gesprek zelf blijft staan zolang de termijn hieronder loopt.
Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): bezoekers meteen antwoord kunnen geven op vragen over onze dienstverlening, en onze dienst beschermen tegen misbruik.
Wat het model krijgt. Je vraag, het lopende gesprek en de stukken uit onze eigen site die bij die vraag horen. Dat gaat voor het formuleren van een antwoord naar OpenAI. Volgens de API-voorwaarden van OpenAI worden gegevens die zo binnenkomen niet gebruikt om modellen te trainen.
Voordat een gesprek begint doet Cloudflare Turnstile een botcontrole. Cloudflare verwerkt daarbij technische gegevens van je browser om vast te stellen dat je geen script bent. Die controle geldt per gesprek, niet per bericht.
Laat je je gegevens achter in de chat (je naam, e-mailadres, bedrijf en waar het over gaat), dan behandelen we dat als een bericht aan ons: zie hoofdstuk 2.
We kunnen gesprekken teruglezen om te zien welke vragen terugkomen en om de antwoorden te verbeteren. Daarom bewaren we een gesprek waarin je geen gegevens achterliet 90 dagen, en niet langer; laat je wel je gegevens achter, dan hoort het gesprek bij je aanvraag en bewaren we het 12 maanden.
Wat je er beter niet in zet. De chat is bedoeld voor vragen over onze dienstverlening. Zet er geen bijzondere persoonsgegevens in en geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
4. De AI-kansenscan
Vraag je een AI-kansenscan aan, dan verwerken we je naam, je e-mailadres, de website die je opgeeft en de optionele toelichting die je zelf intypt. Bij je bevestiging leggen we ook het tijdstip en je IP-adres vast, als bewijs dat je toestemming hebt gegeven.
Grondslag. Voor het toesturen van de scan is dat jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Die toestemming geef je door op de bevestiglink in de e-mail te klikken. Doe je dat niet, dan gebeurt er niets: we lezen je site niet, we sturen geen scan, en we verwijderen je aanvraag binnen 24 uur.
Voor het lezen van de opgegeven website beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Omdat we eisen dat je e-mailadres op hetzelfde domein zit als de site die je laat scannen, gaat het altijd om een site waar je zelf bij hoort.
Wat we lezen. Uitsluitend openbaar toegankelijke pagina's van de opgegeven website, met een maximum van twaalf pagina's per scan. Wat we daaruit halen is de opbouw van de site: welke tools er draaien, welke formulieren er staan, welke pagina's er zijn en welke ontbreken.
Wat we niet doen. We loggen nergens op in en bekijken niets wat niet openbaar op de site staat. We doorzoeken geen social media. We verwerken geen namen of andere gegevens van je medewerkers, ook niet als die op de site staan.
De opgehaalde tekst. Die bewaren we maximaal 30 dagen, uitsluitend om te kunnen controleren of onze analyse klopt. Daarna verwijdert het systeem hem automatisch. De analyse zelf werkt op kenmerken die we uit de pagina's afleiden (welke tools er draaien, hoeveel velden een formulier heeft), niet op de paginatekst zelf.
Toestemming intrekken. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen. We verwijderen je gegevens dan meteen.
5. Waarom we deze gegevens verwerken
- Om je aanvraag te beantwoorden en contact met je op te nemen
- Om je vraag in de chat te kunnen beantwoorden
- Om misbruik van de chat tegen te gaan
- Om de door jou aangevraagde kansenscan uit te voeren en toe te sturen
- Om onze dienstverlening en website te verbeteren
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
6. Hoe lang we je gegevens bewaren
| Gegeven | Bewaartermijn |
|---|---|
| Een aanvraag voor de kansenscan die je niet bevestigt | 24 uur, daarna automatisch verwijderd |
| De tekst die we van je website ophalen | 30 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| De scan die we je sturen | 12 maanden, zodat we hem kunnen terugzoeken als je erover contact opneemt |
| Je naam, e-mailadres, domein, toelichting en toestemmingsbewijs | 12 maanden |
| Het IP-adres waarmee je in de chat praat | 30 dagen |
| Een gesprek in de chat waarin je geen gegevens achterliet | 90 dagen |
| Een gesprek in de chat waarin je je gegevens wél achterliet | 12 maanden |
| Berichten via het contactformulier | Zolang nodig voor de afhandeling van je vraag |
| Bezoekersstatistieken in Google Analytics | Maximaal 2 maanden op de servers van Google |
7. Delen met derden
We verkopen je gegevens nooit. Om de dienst te kunnen leveren schakelen we een aantal partijen in, die alleen mogen verwerken wat voor hun deel nodig is:
| Partij | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Resend | Versturen van de bevestigingsmail, je bericht en de scan | Verenigde Staten |
| OpenAI | Analyse van de uit de site gelezen kenmerken, en het formuleren van de antwoorden in de chat | Verenigde Staten |
| Cloudflare | Botcontrole voordat een gesprek in de chat begint | Verenigde Staten |
| Supabase | Opslag van je aanvraag, je bericht, je gesprek, je toestemming en de scan | Europese Unie |
| Railway | Uitvoeren van de scan en de chat, en verwerking van je bericht | Europese Unie |
| Vercel | Hosting van deze website | Verenigde Staten |
| Statistieken over het gebruik van de website; privacyvriendelijk ingesteld en met één klik uit te zetten, zie Cookies | Verenigde Staten |
Met al deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst. Voor de partijen buiten de Europese Unie gebruiken we standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking en je toestemming intrekken. Neem hiervoor contact met ons op.
10. Contact
Vragen over deze verklaring of je gegevens? Neem contact op via het contactformulier op onze website.
11. Verwerkingsverantwoordelijke
Omcircle
Gentiaanstraat 23
9731 BN Groningen
Nederland
KVK: 91549264
Btw-id: NL004899208B06